die neue Verwaltungsvorschrift Kommunikation und Dokumentenverwaltung (VV KommDok) ist seit Mai 2018 in Kraft. Sie legt Standards fest und regelt Vorgehensweisen in der telefonischen und elektronischen Kommunikation (E-Mail). Des Weiteren werden die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementsystem der bremischen Verwaltung geregelt. Uns war wichtig, dass bei der konkreten Ausgestaltung örtliche Gegebenheiten berücksichtigt werden. Wir haben darauf geachtet, dass Entscheidungsspielräume, wenn möglich, bei euch bleiben und nicht zentral vorgegeben werden. So wird in den Dienststellen, abhängig von den jeweiligen Aufgaben, festgelegt, welche Telefoneinstellungen bei Abwesenheit erfolgen sollen. Außerdem könnt ihr weiterhin selbst bestimmen, wer Einsicht in eure Kalender, Kontakte und Aufgaben hat und ob ihr eine Stellvertretung für euer Postfach einrichtet. Im Basis.Bremen-Bereich ist es inzwischen möglich, den Abwesenheitsassistenten ohne Zugriff auf das Postfach einzurichten. Darauf haben wir lange gewartet, da es die Regelungen für unvorhergesehene Abwesenheit erleichtert. Die E-Mail-Nutzung bleibt weiterhin für Belange ohne dienstliche Bezüge unzulässig. Allerdings wurde uns zugesichert, dass der dienstliche Bezug sehr weitgehend ausgelegt wird. Das Versenden und Empfangen von gewerkschaftlichen Informationen ist ausdrücklich erlaubt. Wir haben zudem erreichen können, dass ihr noch in diesem Jahr von dienstlicher Hardware auf eure privaten E-Mail-Konten (private Webmailer) zugreifen könnt - soweit ihr zum Basis.Bremen-Bereich gehört. Ermöglicht wird die Rücknahme der Sperre durch zentrale technische Maßnahmen. Für Rechner aus anderen Bereichen müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen eines Informationssicherheitsmanagements nachgewiesen werden.
Für die Ausgestaltung dieser neuen Verwaltungsvorschrift hat die Senatorin für Finanzen eine Muster-Dienstanweisung angekündigt. Der gesamte Ausgestaltungsprozess ist mit euren örtlichen Interessenvertretungen gemeinsam durchzuführen und zu vereinbaren.
Ihr habt noch Fragen hierzu? Sprecht mich gerne an.
Eure Jutta Sonnemann
Wissenschaftliche Mitarbeiterin im Gesamtpersonalrat